Come affrontare l’ansia da posta elettronica

L’ansia da posta elettronica è un problema sempre più diffuso nella società moderna, dove la costante connessione e la pressione di rispondere tempestivamente ai messaggi possono generare stress e ansia. Affrontare questo problema richiede strategie efficaci per gestire al meglio la propria casella di posta elettronica. In questo articolo esploreremo insieme suggerimenti e consigli pratici per affrontare l’ansia da email in modo sano e produttivo, migliorando la qualità della propria vita lavorativa e personale.

Rimanere in contatto con altre persone è più facile che mai. Possiamo inviare un breve messaggio di testo, chattare sui social media o persino registrare un memo vocale o un video. Naturalmente, è facile capire perché queste chiacchiere siano così attraenti. Gli studi dimostrano che le interazioni sociali positive possono stimolare la produzione di dopamina, una sostanza chimica associata al piacere e al sentirsi bene.

Allo stesso tempo, poiché la comunicazione è così comoda, è facile lasciarsi sopraffare dai messaggi. Se cinque persone ti mandano un saluto veloce, i saluti si sommano velocemente.

Inserisci l’ansia da posta elettronica, un fenomeno moderno derivante dal nostro mondo iperconnesso che probabilmente tutti abbiamo sperimentato, sia che si tratti di un momento in cui avevamo paura di inviare un messaggio o di fare clic su per aprire quella risposta importante. La psicologa Kia-Rai M. Prewitt, PhD, esplora le cause dell’ansia da posta elettronica e fornisce suggerimenti su come gestire la casella di posta traboccante.

Cos’è l’ansia da posta elettronica?

Rispondere alle e-mail può spesso sembrare un compito ingrato perché è qualcosa in più che devi gestire oltre alle attività quotidiane.

“Si aggiunge all’elenco delle cose di cui devi essere responsabile”, afferma il dottor Prewitt. “Per le persone che preferiscono i messaggi di testo o i social media, l’e-mail rappresenta un ulteriore modo con cui comunicare – e potrebbe non essere il metodo di comunicazione preferito”.

Tuttavia, l’ansia da posta elettronica “si presenta in molteplici modi”, afferma il dottor Prewitt. “Potrebbe essere correlato al sentirsi sopraffatti perché le email si accumulano. Potrebbe essere correlato alla procrastinazione, ad esempio se c’è qualcosa di negativo che stai anticipando o se hai paura o sei preoccupato su come rispondere o affrontare un problema in un’e-mail.

Le persone sviluppano ansia in tutte le fasi della vita di un’e-mail. Potresti essere nervoso all’idea di inviare un messaggio importante. Se non ricevi una risposta immediatamente, ciò può causare preoccupazione. E quando ricevi una risposta, potresti essere ansioso di aprirla.

Il ritmo rapido dei social media e degli SMS crea anche aspettative non realistiche per i tempi di risposta alle e-mail. “Se invii un’e-mail e ti aspetti una risposta immediata da qualcuno – e invece non ricevi risposta e sei in un limbo – ciò può causare ansia”, afferma il dottor Prewitt.

Perché la posta elettronica causa ansia?

Chiunque sia incline all’ansia sociale – o anche all’ansia in generale – potrebbe anche essere suscettibile all’ansia da posta elettronica. “Se sei già preoccupato di come ti vedono le persone, ciò che scrivi può renderti ansioso perché non sei sicuro di come potrebbero interpretare qualcosa che stai scrivendo”, afferma il dottor Prewitt.

L’ansia da posta elettronica spesso deriva anche da aspettative non corrispondenti, aggiunge. “Abbiamo tutti diversi tipi di responsabilità al lavoro e potrebbero esserci aspettative su come o quando dovresti rispondere alle e-mail. Qualcuno potrebbe essere ansioso che altre persone abbiano aspettative su come o quando dovrebbero rispondere.

Se sei coscienzioso e sei orgoglioso di creare elenchi di cose da fare e poi di spuntare le cose quando hai finito, anche il ritmo e il volume delle comunicazioni via email sono un fattore di stress.

“Se ritieni naturalmente che rispondere alle e-mail in modo tempestivo e ponderato sia una forma di comportamento responsabile, allora potresti potenzialmente provare un po’ di ansia se ritieni di non essere in grado di tenere il passo con le tue responsabilità”, afferma. . “D’altro canto, controllare la posta elettronica può anche diventare una distrazione da altre attività lavorative.”

È anche incredibilmente facile commettere errori durante l’invio di e-mail, sia che si tratti di un errore di battitura imbarazzante, del dimenticare di inviare un allegato o di scrivere il nome di qualcuno in modo errato.

“Le persone spesso si trovano a corto di tempo quando devono rispondere alle e-mail”, afferma il dottor Prewitt. “Dover sbrigarsi a scrivere un’e-mail può sicuramente portare ad una certa ansia. È facile tralasciare qualcosa, commettere un errore o chiedersi se si sta utilizzando un tono considerato appropriato o offensivo.”

Le e-mail mancano anche del tipo di inflessione vocale e di contesto emotivo che chiariscono i malintesi. Ad esempio, scrivere tutto maiuscolo viene visto come un grido, mentre qualcuno potrebbe pensare che sei scortese se usi (o non usi) la punteggiatura o un saluto specifico. “Potrebbe esserci qualche preoccupazione sul fatto che la tua intenzione venga percepita correttamente o meno nell’e-mail”, afferma il dott. Prewitt.

Come superare l’ansia da posta elettronica

Affrontare quella pila di e-mail può sembrare opprimente, anche se il dottor Prewitt ha consigli su come le persone possono rimanere calme mentre si immergono. Inoltre, i modi in cui di solito gestisci lo stress o l’ansia – ad esempio esercizi di respirazione o tecniche calmanti come la meditazione – può anche mitigare l’ansia da posta elettronica. Anche dare priorità alle e-mail in ordine di importanza è utile, poiché avere un piano specifico può rendere più gestibile un compito più ampio.

Sii realistico riguardo ai tempi di risposta alle email

Pensa alle tue abitudini di posta elettronica: potresti non avere il tempo di rispondere subito ai messaggi a causa di scadenze urgenti, ferie o comunque assenza dalla scrivania. È probabile che lo stesso valga anche per le altre persone. “Se invii un’e-mail, potrebbe essere necessario più tempo per ricevere una risposta”, afferma il dott. Prewitt. “Solo perché non ricevi una risposta immediata non significa che qualcosa non va.”

Stabilisci i limiti relativi alla frequenza con cui controlli e rispondi alle email

Il dottor Prewitt suggerisce di ritagliarsi ogni giorno un tempo dedicato per rispondere alle e-mail, poiché ciò comunica che non sei sempre disponibile a tutte le ore. “Stai impostando dei limiti per te stesso riguardo a quando invii le cose”, dice. “Le persone non si aspettano che tu sia sempre disponibile a inviare una risposta immediata.”

Certo, stabilire dei limiti può essere difficile perché siamo molto connessi alla posta elettronica tramite i nostri telefoni e computer. Al di fuori dell’orario lavorativo, potresti dover tenere il telefono o il laptop del lavoro fuori portata d’orecchio, o addirittura spegnere completamente i dispositivi, per evitare di controllare i messaggi.

Fai capire chiaramente agli altri quando non sei disponibile.

Lavorare al di fuori del normale orario lavorativo a volte è inevitabile. Tuttavia, molte persone sono ferme nel non guardare le e-mail o i messaggi relativi al lavoro di notte o nei fine settimana. Gestisci le aspettative sulla tua disponibilità. Se non controlli i messaggi dopo le cinque di venerdì, sii sincero al riguardo.

Mantieni le tue e-mail brevi e dolci

Poiché il nostro cervello deve vagliare così tante informazioni, è meglio inviare e-mail più brevi. “Sii diretto e conciso”, afferma il dottor Prewitt, e suggerisce che un numero compreso tra tre e sette frasi sia una buona lunghezza, a seconda del tipo di informazioni che desideri comunicare.

“Per alcune persone, l’uso di un linguaggio diretto e conciso potrebbe creare ansia perché potresti preoccuparti del tono che stai trasmettendo se non risulta amichevole, gentile o caloroso”, afferma il dottor Prewitt.

Anche se si è tentati di compensare questa ansia inviando e-mail più lunghe o cambiando tono, il dottor Prewitt afferma: “Penso che probabilmente sia meglio peccare per eccesso di formalità, a meno che non ci sia un rapporto confortevole o familiare concordato di comune accordo con il destinatario dell’e-mail.”

Non rispondere immediatamente alle e-mail frustranti

Di tanto in tanto riceverai un’e-mail che ti renderà irritato, turbato o semplicemente arrabbiato. Quando ciò accade, non respingere alcuni pensieri nella foga del momento. “Se ricevi un’e-mail frustrante, fai una pausa prima di rispondere”, afferma il dottor Prewitt. “Fai dei respiri profondi, così non rispondi con rabbia.” Un’altra opzione è scrivere una risposta via email e lasciarla nella cartella delle bozze per visualizzarla in seguito. Lo stesso vale per chiedere a un collega fidato di dare un’occhiata prima di premere Invia. “Prenditi un po’ di tempo per riflettere su quale sia il problema e cosa vuoi comunicare nell’e-mail”, afferma il dottor Prewitt.

Chiedi chiarimenti

Ricevere un’e-mail che non si capisce porta comprensibilmente all’ansia. “Chiedere chiarimenti è del tutto appropriato se non sei veramente sicuro di ciò che quella persona sta cercando di comunicarti”, afferma il dottor Prewitt. “Va perfettamente bene rispondere e dire: ‘Voglio essere sicuro di aver capito quello che mi stai chiedendo’ o ‘Voglio essere sicuro di rispondere in modo appropriato. È questo quello che stai chiedendo?'”

Paradossalmente, una telefonata veloce o una chat video possono alleviare l’ansia dovuta alla posta elettronica. Una conversazione diretta può risolvere i problemi più rapidamente di un botta e risposta scritto.

E, se tutto il resto fallisce, ricalibra la tua prospettiva. Con i pazienti che affrontano l’ansia, la dottoressa Prewitt afferma che spesso parla di scenari spaventosi facendo un passo indietro. “Se parlo con un paziente che vorrebbe richiedere un incontro con il proprio supervisore o un collega: “Qual è la cosa peggiore che può succedere?” La cosa peggiore che può succedere è che potrebbero dire di no”, dice. “E poi, a seconda di chi si tratta, potrei chiedere: ‘Qual è la probabilità che ciò accada?'”

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In conclusione, affrontare l’ansia da posta elettronica richiede di adottare strategie efficaci per gestire lo stress e mantenere un equilibrio mentale. È importante impostare limiti chiari, organizzare la propria casella di posta in modo efficiente, evitare la procrastinazione e imparare a delegare compiti quando necessario. Inoltre, è fondamentale prendersi del tempo per sé stessi, praticare regolarmente attività fisica e mindfulness per ridurre l’ansia e migliorare il benessere psicologico. Con il giusto approccio e la perseveranza, è possibile affrontare con successo l’ansia da posta elettronica e ottenere una maggiore qualità di vita.