Perché le riunioni online sono così faticose

Le riunioni online sono diventate parte integrante della vita lavorativa odierna, ma spesso sono gravate da stanchezza e calo di attenzione. Questo fenomeno, noto come “fatica da riunione online”, è un problema serio che può intralciare la produttività e il benessere. In questo articolo, esploreremo le cause della fatica da riunione online e forniremo strategie per mitigarne gli effetti.

Accedi e all’improvviso 12 teste fluttuanti ti fissano. Perché c’è un’eco? L’audio è disattivato? Qualcuno sta cercando di condividere il proprio schermo, ma tu hai appena guardato la tua foto: i tuoi capelli sono un disastro! Aspetta, sei congelato? Oh no, tuo figlio è appena entrato nella stanza. Fai loro cenno di strisciare sul pavimento davanti alla telecamera…

Le videochiamate online possono essere difficili.

Stai destreggiandoti tra tecnologia, interruzioni e la strana difficoltà di cercare di cogliere (e trasmettere) segnali sociali attraverso uno schermo. Inoltre, lo sguardo costante del tuo capo e dei tuoi colleghi può essere un po’ imbarazzante.

Combina tutta questa stranezza dei video con riunioni o lezioni virtuali consecutive ed è sufficiente per far sentire svuotato anche il millennial più estroverso ed esperto di tecnologia. Non c’è da meravigliarsi che molti di noi si sentano esausti dopo una giornata di lavoro a distanza. (Non eravamo così stanchi, vero?)

Sfortunatamente, grazie al coronavirus, la chat video e l’apprendimento virtuale non andranno da nessuna parte presto. La terapista comportamentale Jane Pernotto Ehrman, MEd, RCHES, ACHT, condivide approfondimenti e consigli per sopravvivere a questo fenomeno pandemico noto come Zoom fatigue.

La chat video è gravosa per il nostro cervello

Da Skype a Zoom, succede molto quando accediamo a una videochiamata. Il nostro cervello sta cercando di navigare nella tecnologia mentre elaboriamo ciò che vediamo e sentiamo, ma sta anche cercando di elaborare l’interazione sociale attraverso uno schermo.

Questo perché la maggior parte dei segnali non verbali su cui facevamo affidamento durante le conversazioni di persona – come il contatto visivo, il linguaggio del corpo o l’indicazione che qualcuno sta per parlare – non possono essere facilmente rilevati tramite video. Il nostro cervello registra tutto questo come una sorta di strana disconnessione.

“Quando parli con qualcuno di persona, puoi valutare la sua energia, vedere il suo linguaggio del corpo, ascoltare il tono della sua voce e comprendere il contesto sociale”, afferma Ehrman. “Ma quando comunichi tramite video, l’ambiente è completamente diverso. Può sembrare di essere nello spazio.”

Anche la chat video ne è un classico esempio provando al multitasking. Perché il punto è questo: il nostro cervello non può fare più cose contemporaneamente, non importa quanto ci proviamo. Anche quando noi pensare siamo multitasking, in realtà non stiamo facendo due cose contemporaneamente, ma semplicemente eseguiamo rapidamente azioni separate.

Infatti, il tentativo di fare più cose contemporaneamente è stato collegato all’indebolimento della memoria a lungo termine, all’aumento della depressione e dell’ansia e all’incapacità di distinguere tra interruzioni importanti e non importanti.

Non c’è da stupirsi che tu abbia la sensazione che la tua produttività e concentrazione inizino a diminuire con il passare della giornata (e delle riunioni virtuali).

Sovraccarico non verbale e perdita di connessione

Con la chat video è necessario un livello di impegno e concentrazione maggiore, afferma Ehrman. Quando parli con qualcuno di persona, non devi sforzarti di mostrare le tue emozioni o apparire in un certo modo. Ora è molto più difficile trasmettere felicità, interesse o addirittura disaccordo attraverso uno schermo.

Forse hai notato che ogni volta che guardi un video sorridi o annuisci così spesso che il collo inizia a farti male. Stai solo cercando di esprimere che capisci ciò che ti viene detto, ma questo sforzo ripetuto e la sensazione di dover esibirti possono essere incredibilmente faticosi.

Ora è anche più difficile avere normali chiacchiere in ufficio tramite video. Sai, incontrare un amico nel corridoio, chiedere al tuo collega del suo nuovo cucciolo o semplicemente fare uno scherzo durante una riunione.

Nonostante guardi le teste giganti di fronte a te, la chat video può sembrare isolante e impersonale, soprattutto per coloro che trovano gioia o traggono motivazione dall’ambiente fisico che li circonda.

6 suggerimenti per aiutare a combattere l’affaticamento da zoom

Se la disconnessione sociale (e, onestamente, semplicemente l’imbarazzo) della chat video sta prosciugando le tue energie e causando ansia, considera questi aggiustamenti e suggerimenti:

1. Attiva la visualizzazione dell’oratore. In una riunione normale, non guardi collettivamente tutte le persone presenti alla riunione o te stesso. Invece, ti giri e guardi la persona che parla. Per risolvere questo problema, prova ad attivare la visualizzazione del relatore o a fissare il video di chi sta presentando. Ciò ti sembrerà più naturale e ti aiuterà a concentrarti su chi sta parlando (invece di studiare gli sfondi degli schermi di tutti i tuoi colleghi).
2. Non prenderti troppo sul serio. Porta il senso dell’umorismo nella situazione, dice Ehrman. Per la maggior parte di noi, tutto questo è nuovo. Destreggiarsi tra tecnologia, animali domestici, bambini e lavoro a distanza è molto. Non essere così rigido riguardo alla perfezione, ma impara invece a maneggiare i pugni. A volte, devi solo accettare che Internet si interromperà, inizierai a parlare senza riattivare l’audio e probabilmente il tuo gatto ad un certo punto camminerà sullo schermo. Va bene ridere.
3. Non fare più cose contemporaneamente. Non solo è scortese, ma ricordalo prima quando abbiamo discusso degli effetti negativi di provando fare più cose contemporaneamente? Per quanto sia allettante mandare SMS o rispondere a un’e-mail, concentra la tua attenzione sulla persona che parla o prendi appunti come faresti se fossi di persona. Tentare di fare più cose contemporaneamente prosciugherà la tua energia e la tua concentrazione, ovvero un sovraccarico del cervello.
4. Tieni riunioni di 55 minuti. Se hai in programma riunioni o lezioni consecutive, prova a terminare il video cinque minuti in più prima. Usa questo tempo per andare in bagno, fare stretching, stare in veranda o guardare fuori dalla finestra. Prova a disconnetterti e dare una pausa al tuo cervello. Fai spazio per poterti allontanare e riunirti tra un video e l’altro. Sarai molto più concentrato e nel momento se lo fai.
5. Organizza un momento per “chiacchierare sul refrigeratore d’acqua virtuale”. Se ti senti solo o non hai alcun legame con i tuoi colleghi, prova a organizzare una sessione di 15 minuti per parlare di qualsiasi cosa Ma lavoro. Questo è il tuo momento per parlare di sport, meteo, cani e programmi per il fine settimana, ma cerca di non rendere obbligatorio per la squadra la partecipazione. Se ti senti particolarmente isolato (ciao estroversi!) e la tua riunione è abbastanza piccola, prova a salutare ogni persona per nome quando accedi. A volte siamo così veloci nel lanciarci in una riunione che dimentichiamo come sarebbe essere nella stessa stanza con altre persone, dice Ehrman.
6. Prova invece una telefonata o connettiti tramite e-mail. A volte, una normale telefonata funziona perfettamente. Questo ti dà una pausa dall’essere davanti alla telecamera e dalla sensazione di dover esibirti o apparire in un certo modo. Se sei al telefono, puoi anche usarlo come una riunione a piedi e incorporare più movimento nella tua giornata. Altre volte, se puoi, connetterti tramite email è un altro ottimo modo per spezzare la monotonia di fissare uno schermo pieno di volti silenziosi.

In conclusione, le riunioni online possono essere faticose a causa della mancanza di segnali non verbali, della difficoltà nel mantenere l’attenzione e del sovraccarico cognitivo. Per ridurre l’affaticamento, è fondamentale pianificare le riunioni in modo efficace, utilizzare strumenti di coinvolgimento e incoraggiare le pause. Inoltre, è importante creare un ambiente di lavoro ergonomico, utilizzare una varietà di formati di riunione e promuovere il benessere generale. Adottando queste strategie, è possibile rendere le riunioni online meno faticose e più produttive.